Doel van verstrekking
Een erg belangrijk onderdeel van de geheimhoudingsovereenkomst is het doel van de verstrekking van de confidential information. Door het opnemen van een doelomschrijving wordt het gebruik door de ontvanger van vertrouwelijke informatie afgedekt. Bedenk dus met welk doel (purpose) de geheime informatie wordt uitgewisseld en maak hiervoor een specifieke doelformulering. Hierna een voorbeeld: Bedrijf A is in bezit van specialistische kennis en technologieën waarmee door middel van een laser op uiteenlopende materialen zeer nauwkeurig vormen kunnen worden uitgelaserd. Bedrijf B produceert machines voor het snijden van grote hoeveelheden stoffen voor de mode-industrie. Bedrijf B heeft interesse en benadert Bedrijf A voor de mogelijkheid van implementatie van de lasertechnologie van bedrijf A in de machines van Bedrijf B. In de geheimhoudingsverklaring zou dan in de doelomschrijving moeten staan dat partijen de hiervoor genoemde specialistische kennis en/of technologieën bezitten en dat partijen hun confidential information willen uitwisselen om te onderzoeken of het mogelijk is in een toekomstige samenwerking de kennis en/of lasertechnologie te integreren in de machines van Partij B.
Wat voor soort informatie wordt er verstrekt?
In een goede Non Disclosure Agreement wordt eigenlijk altijd beschreven welke informatie als vertrouwelijk wordt beschouwd. Voorbeelden van vertrouwelijke informatie zijn: businessplannen, knowhow, software, samples, bedrijfsvoering, en financiële- commerciële- of technische- gegevens enz. Let extra op wanneer er confidentiële informatie in de vorm van software wordt verstrekt. Ten aanzien van software is het namelijk belangrijk duidelijk vast te leggen wat de omvang van de gebruikslicentie van de ontvanger is onder de NDA en dat ‘reverse engineering’ (decompileren/ontrafelen van de software om interpretaties en/of analyses te maken) niet is toegestaan. Verder komt het regelmatig voor dat voor dat een partij confidentiële informatie verstrekt die ook al bij de ontvangende partij ontwikkeld of (rechtmatig) bekend was. Bij voorkeur dient deze situatie in een NDA te worden geregeld. In de geheimhoudingsovereenkomst zou je op kunnen nemen dat Partijen verplicht zijn te melden (met bewijsplicht) dat de vertrouwelijke informatie van de verstrekker al ontwikkeld of (rechtmatig) bekend was op het moment van ontvangst.
Mondelinge informatie
Het komt nogal eens voor dat er mondeling vertrouwelijke informatie wordt gedeeld zonder dat de verstrekker meldt dat het gaat om vertrouwelijke informatie. Om dit te ondervangen, is het aan te raden een bepaling op te nemen in een geheimhoudingsverklaring die regelt dat mondeling verstrekte informatie vertrouwelijk is wanneer dit binnen, bijvoorbeeld, 14 dagen schriftelijk is bevestigd door de verstrekker van de betreffende informatie.
Eigendom
Zorg altijd dat het eigendom van de vertrouwelijke informatie bij de verstrekker blijft en spreek af wie het eigendom verkrijgt van eventuele testen of evaluaties door of namens de ontvanger van de geheime informatie.
Reikwijdte
In veel gevallen wil de ontvanger de verkregen vertrouwelijke informatie ook kunnen delen met zijn adviseurs, gelieerde ondernemingen of werknemers. In de Non Disclosure Agreement dient dan ook te worden opgenomen aan wie de informatie mag worden verstrekt en dat dit enkel conform de doelomschrijving mag plaatsvinden. Neem vervolgens bij voorkeur op dat de ontvanger volledig aansprakelijk is als er vertrouwelijke informatie onder de geheimhoudingsovereenkomst aan derden wordt verstrekt. In sommige gevallen is het overigens zelfs aan te raden om met bepaalde werknemers van de ontvangende partij rechtstreeks een geheimhoudingsovereenkomst te sluiten.
Neem een boete op
Door het opnemen van een direct opeisbare boete is het mogelijk om de ontvanger van de vertrouwelijke informatie direct financieel aan te spreken (dus zonder daarvoor eerst naar de rechter te stappen) wanneer deze zijn geheimhoudingsplichten onder de NDA schendt. In een voorkomend geval zal een boete echter niet volledig schade dekkend zijn. Zorg er dan ook altijd voor dat in de NDA is opgenomen dat naast boeteoplegging het recht blijft bestaan om volledige schadevergoeding te eisen.
Tot slot
Een laatste en belangrijke tip: geef niet direct alle vertrouwelijke informatie weg. Bedenk vooraf altijd goed of het wel verstandig is om bepaalde confidential information te delen. Een geheimhoudingsverklaring biedt bescherming, maar kan het daadwerkelijk in de openbaarheid brengen van vertrouwelijke informatie natuurlijk niet meer terugdraaien. Bijvoorbeeld in het geval van een octrooieerbaar idee kan dat desastreuze gevolgen hebben. Bedenk dus: wat niet bekend is, kan ook niet bekend worden gemaakt.
Neem contact met ons op
Wilt u ondersteuning bij het opstellen en uitonderhandelen van een werkbare en juridisch heldere geheimhoudingsovereenkomst dan wel bij geschillen over of beëindiging van een geheimhoudingsovereenkomst, neem dan vrijblijvend contact met ons op.