Wat staat er in een privacyverklaring?
De belangrijkste gegevens die in een privacy statement moeten worden opgenomen zijn de identiteit van de gegevensverwerker (de organisatie die de gegevens verwerkt), het doel van het verwerken van de persoonsgegevens, de grondslag voor de gegevensverwerking, de rechten van de betrokkenen op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de te nemen beveiligingsmaatregelen die worden toegepast op de gegevens, bewaartermijnen, ontvangers van de persoonsgegevens, het al dan niet gebruik maken van profiling en of er verwerking van de gegevens buiten de Europese Unie (EU) plaatsvindt. Het is van belang dat de privacy policy makkelijk vindbaar is en duidelijk is voor klanten, werknemers of bijv. bezoekers van uw website.
Een intern privacybeleid
Een intern privacybeleid is, net zoals het hierboven behandelde privacybeleid, een beleid waarmee u als gegevensverwerker laat zien dat u heeft nagedacht over uw gegevensverwerking. Waar een privacyverklaring echter wordt gebruikt voor externe doeleinden, wordt een intern privacybeleid gebruikt voor interne doeleinden, gericht op medewerkers. Een intern privacybeleid laat zien welke maatregelen uw organisatie neemt om bescherming van de persoonsgegevens die worden verwerkt te waarborgen.
Niet iedere organisatie is verplicht om een dergelijk beleid op te stellen. Uw organisatie is verplicht een intern privacybeleid op te stellen indien, op grond van de AVG, dit ‘in verhouding staat tot de verwerkingsactiviteiten’ van uw bedrijf. Er moet dus worden beoordeeld of de aard, omvang, context en het doel van de gegevensverwerking door uw organisatie een intern privacybeleid vereisen. Maar, ook indien uw organisatie niet verplicht is om een gegevensbeschermingsbeleid te implementeren, kan het verstandig zijn dit toch te doen. Hiermee toont u namelijk aan dat uw organisatie de persoonsgegevens die u verwerkt goed beveiligt en dat u deze beveiliging serieus neemt.
Hulp bij het opstellen van een (intern) privacybeleid
Bent u op zoek naar juridisch advies voor het opstellen van een privacyverklaring, wilt u weten of u voldoet aan de vereisten voor een privacyverklaring die zijn neergelegd in de AVG, of wilt u weten of uw organisatie is verplicht een intern privacybeleid op te stellen, dan helpen wij van Legal Q u graag!